Przygotowanie dokumentów w teczce:

♦ protokoły z posiedzeń z załącznikami, listy obecności, wnioski, uchwały, interpelacje umieszcza się w teczce na dany rok akademicki lub kalendarzowy (w zależności od kadencji) odrębnie dla każdego organu/podmiotu/komisji w porządku chronologicznym (protokół najstarszy na wierzchu a najmłodszy na spodzie teczki) lub numerycznym (według numerów protokołów),

♦ protokoły mogą być też zszyte i oprawione w księgi,

♦ w odrębnych teczkach (założonych na wyżej opisanych zasadach) lub w postaci ksiąg przekazuje się uchwały jeżeli nie były one w oryginałach załączone do protokołów; sporządza się wykaz/spis uchwał zebranych w danej teczce/księdze, który wkłada się na wierzch dokumentów w teczce/księdze,

♦ zarządzenia Rektora (wraz z “kartami uzgodnień dokumentu”) umieszcza się w teczce na dany rok akademicki według numerów zarządzeń; “karty uzgodnień dokumentu” układa się kolejno za odpowiadającymi im zarządzeniami; sporządza się wykaz/spis zarządzeń zebranych w danej teczce, który wkłada się na wierzch dokumentów w teczce,

♦ analogicznie jak w przypadku zarządzeń Rektora postępuje się z pismami okólnymi Rektora i Kanclerza; jeżeli akty te nie mają nadanych numerów, układa się je w teczce w kolejności chronologicznej, tj. według daty wydania/ogłoszenia; sporządza się wykaz/spis tych aktów, który wkłada się na wierzch dokumentów do danej teczki,

♦ w osobnych teczkach (dla danego organu odrębnie) umieszcza się regulaminy i sprawozdania organów SGGW jeżeli nie stanowią one załączników do protokołów z posiedzeń tych organów tylko oddzielne dokumenty,

♦ dokumentację z przebiegu wyborów organów i podmiotów SGGW (tj. np. karty zgłoszeniowe, listy wyborców, protokoły z zebrań wyborczych, protokoły z głosowań, karty z głosami) wkłada się do teczek założonych odrębnie dla każdego organu/podmiotu na daną kadencję; w zależności od ilości dopuszcza się umieszczenie dokumentacji z wyborów kilku organów/podmiotów w jednej teczce, przy czym dokumenty oddziela się papierowymi obwolutami w ramach danego organu/podmiotu,

♦ wewnątrz teczki/teczek dokumentację układa się chronologicznie według przebiegu czynności wyborczych,

♦ karty z głosami wkłada się do kopert opisanych jakiego głosowania dotyczą i na jaką kadencję, np. „wybory kolegium elektorów, kadencja ….”, a koperty wkłada się do właściwej teczki (tu: do teczki z wyborami Rektora),

♦ w odrębnej teczce/teczkach przekazuje się dokumentację dotyczącą organizacji i terminarza wyborów (w tym: powołanie i skład UKW, protokoły posiedzeń i sprawozdania z działalności UKW),

♦ każdą teczkę oznacza się znakiem teczki (patrz etap II – opis teczki),

♦ dokumentacja powinna być oryginalna (dokumenty w postaci oryginałów) i kompletna ( w teczce/księdze nie powinno brakować np. żadnego protokołu, uchwały, zarządzenia),

♦ usuwa się wtórniki i kopie dokumentów oraz notatki/zapiski robocze (np. na karteczkach samoprzylepnych, zakładkach indeksujących),

♦ dokumenty należy oczyścić z elementów metalowych (np. spinaczy, zszywek) oraz folii (np. „koszulek” na dokumenty)
UWAGA! Elementy metalowe należy usunąć tak, aby nie uszkodzić dokumentów

♦ wszystkie zapisane strony dokumentacji zebranej w danej teczce (łącznie z wykazem/spisem dokumentów, np. spisem zarządzeń Rektora) numeruje się nanosząc ołówkiem kolejny numer strony w prawym górnym rogu dokumentu a na wewnętrznej przedniej stronie okładki teczki zamieszcza się informację: “Teczka zawiera … stron kolejno ponumerowanych. [data i czytelny podpis lub parafa i pieczątka imienna osoby przygotowującej i numerującej dokumentację]”,

♦ jeżeli dokumenty będą zszyte w postaci księgi, na wewnętrznej przedniej stronie okładki księgi umieszcza się informację: “Księga zawiera … stron kolejno ponumerowanych i zszytych.” [data i czytelny podpis lub parafa i pieczątka imienna osoby przygotowującej i numerującej dokumentację]”,

♦ jeżeli dokumenty z danego roku nie zmieszczą się do jednej teczki (zalecana grubość jednej teczki to ok. 5 cm.), to zakłada się kolejną teczkę lub kolejne teczki (w zależności od ilości dokumentów), które oznacza się odpowiednio- tom I, tom II, tom III – patrz przykłady opisu teczki
UWAGA! Dokumentację organów Uczelni, jeżeli nie jest ona w postaci ksiąg, przekazuje się do archiwum w teczkach papierowych bezkwasowych (teczki dostępne są w Archiwum Centralnym); ksiąg nie trzeba już dodatkowo wkładać do teczek

Opis teczki: 

♦ teczkę opisuje się poprzez zamieszczenie na okładce teczki następujących informacji (elementów opisu):

na środku u góry – pełna nazwa Uczelni i pełna nazwa jednostki przekazującej (tj. np. w przypadku zarządzeń Rektora – Zespół Radców Prawnych, protokołów z posiedzeń Senatu- Biuro Organizacyjne, protokołów z posiedzeń rady dyscypliny- instytut, dla którego została powołana rada dyscypliny, a jeżeli więcej niż 1 instytut podlega jednej radzie dyscypliny- to nazwa instytutu odpowiedzialnego według kompetencji za archiwizację; nazwy SGGW i jednostki przekazującej mogą być w postaci pieczątki

po lewej stronie pod nazwą jednostki (pieczątką)- znak teczki składający się z symbolu jednostki i symbolu klasyfikacyjnego czyli klasy jrwa, np. IZ.003, gdzie:

IZ- to symbol jednostki czyli Instytut Zarządzania
003- to klasa z jrwa czyli „inne organy Uczelni”
po prawej stronie pod nazwą jednostki (pieczątką)- kategoria archiwalna czyli A (w przypadku wszystkich ww typów dokumentów)

na środku – tytuł teczki czyli hasło klasyfikacyjne z JRWA z uszczegółowieniem jaka dokumentacja znajduje się w teczce (patrz przykłady opisu teczek)

pod tytułem – roczne daty skrajne (= rok pierwszego i rok ostatniego dokumentu w teczce)
UWAGA! Jeżeli rok pierwszego i ostatniego dokumentu w teczce jest zbieżny, to można wpisać tylko rok (patrz przykłady opisu teczki),

pod rocznymi datami skrajnymi – numer tomu jeżeli dokumentacja obejmuje kilka teczek,

♦ jeżeli dokumenty są zszyte w postaci księgi to ww. elementy opisu powinny być zamieszczone na pierwszej stronie księgi lub na okładce księgi,

♦ sposób zamieszczenia na teczce elementów opisu: etykiety samoprzylepne (preferowane przez archiwum) lub odręcznie (pod warunkiem, że pismo będzie czytelne i schludne)
UWAGA! Niedopuszczalne jest opisywanie teczek za pomocą wydruku z elementami opisu, który przymocowuje się do teczki przy użyciu taśmy samoklejącej, kleju biurowego lub zszywek

Schemat opisu teczki:

Spisanie dokumentacji na spisie zdawczo-odbiorczym akt:

UWAGA! wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt jest dostępny tutaj

♦ pod jedną pozycją spisu wpisuje się wyłącznie 1 teczkę- patrz przykłady spisów zdawczo-odbiorczych,

♦ teczki wymienia się w kolejności chronologicznej (od roku najstarszego do najmłodszego)-patrz przykłady spisów zdawczo-odbiorczych,

♦ tytuł teczki ujęty w spisie powinien być identyczny jak na teczce,

♦ spis zdawczo-odbiorczy powinien być zgodny co do ilości i zakresu merytorycznego teczek (tzn. do archiwum należy dostarczyć tylko to, co jest wyszczególnione w spisie),

♦ numer spisu zdawczo-odbiorczego nadaje archiwista,

♦ spis sporządza się w 4. jednobrzmiących egzemplarzach i dostarcza razem z teczkami do archiwum

Schemat spisu zdawczo-odbiorczego: