SGGW Witryn / Home / Dla pracowników / Dokumentacja elektroniczna

Przekazywanie spraw elektronicznych w systemie EZD do archiwum uczelnianego

  • Ogólne zasady przekazywania spraw elektronicznych w systemie EZD do archiwum

     

    ♦ archiwizacja spraw elektronicznych w systemie EZD polega na przekazaniu przez pracownika merytorycznego spraw elektronicznych (po upływie dwóch lat od ich zakończenia) do archiwum

    ♦ funkcję archiwum spełnia w systemie specjalny moduł

    ♦ archiwizacja spraw elektronicznych jest inicjowana przez Archiwum Centralne SGGW. Wybrane sprawy są zaznaczane w systemie EZD przez pracownika archiwum, a następnie przesyłana jest mailowo do pracownika merytorycznego informacja o sprawach wskazanych do archiwizacji.

    ♦ archiwizacja spraw elektronicznych polega wyłącznie na przekazaniu do archiwum spraw oznaczonych w systemie EZD PUW na zielono, zawierających naturalne dokumenty elektroniczne oraz pliki. Nie jest to archiwizacja dysków zewnętrznych, płyt CD/DVD, dyskietek i innych nośników danych.

    ♦ pracownik merytoryczny zaznacza sprawy elektroniczne oznaczone w spisie spraw checkboxami i klika przycisk Przekaż archiwum (instrukcja jest przesyłana także mailowo do wskazanego pracownika)

    ♦ po przekazaniu spraw elektronicznych są one zaznaczone w spisie spraw na czarno (pionowa linia przy numerze porządkowym)

    ♦ po przekazaniu spraw elektronicznych następuje ich sprawdzenie i weryfikacja. Pracownik archiwum może zaakceptować przekazane sprawy albo zwrócić je do poprawy wraz z informacjami co dokładnie wymaga interwencji

    ♦ do zarchiwizowanych spraw elektronicznych pracownik merytoryczny/kierownik/dyrektor jednostki ma cały czas wgląd (nie może jednak wykonać żadnych operacji, tj. dodać dokumentu, zmienić tytułu sprawy/plików etc.)

PRZEKAZYWANIE SPRAW ELEKTRONICZNYCH W SYSTEMIE EZD DO ARCHIWIZACJI

  • ETAP I - zaznaczenie spraw w spisie spraw

     

    ♦ pracownik merytoryczny otrzymuje wiadomość mailową od archiwisty z prośbą o zaznaczenie spraw elektronicznych w spisie spraw, np.:
    ROCZNIK: 2019
    SYMBOL JRWA: 0153
    JEDNOSTKA: Centrum Informatyczne

    Czyli pracownik musi wybrać rok w którym dana sprawa się zakończyła, symbol klasyfikacyjny z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt opisujący merytorycznie dokumentację/zagadnienie, oraz jednostkę (ta najczęściej będzie ustawiona domyślnie, jednak w sytuacji gdyby pracownik był zatrudniony w dwóch albo więcej biurach/jednostkach, musi wybrać tę konkretną wskazaną przez archiwum)

    ♦ po ustawieniu wskazanych danych w spisie spraw pracownik merytoryczny musi zaznaczyć checkboxy znajdujące się po prawej stronie każdej wskazanej przez archiwistę sprawy

    ♦ następnie pracownik klika w przycisk Przekaż archiwum

    ♦ wyświetli się informacja o wybranych sprawach

    ♦ klikając przycisk OK pracownik merytoryczny przekazuje elektroniczne akta spraw w systemie EZD

  • ETAP II - czynności archiwum oraz przyjęcie/zwrot partii spraw

     

    ♦ archiwiści po otrzymaniu partii spraw (maksymalnie w partii może być ich 5) przystępują do sprawdzenia dokumentacji w nich zawartych, tj. poprawność tytułów spraw/plików/naturalnych dokumentów elektronicznych, metadane, dokumenty zarejestrowane w składzie chronologicznym etc.

    ♦ w przypadku niestwierdzenia braków i błędów archiwista przyjmuje całą partię spraw na stan archiwum

    ♦ w sytuacji występowania błędów i braków w sprawach elektronicznych, pracownik archiwum zwraca całą partię spraw do pracownika merytorycznego i informuje go o powodzie zwrotu spraw elektronicznych do poprawy (informacja znajduje się w okienku odrzucenia przyjęcia spraw (uwag))

  • ETAP III - poprawa spraw przez pracownika merytorycznego

     

    ♦ zwrócona/e partia/e spraw elektronicznych do poprawy zostają wyświetlone na koncie pracownika jako NOWE. Do czasu zakończenia poprawy partii spraw będą się one wyświetlać wyłącznie w tym miejscu (nie przenoszą się do sekcji Pisma w realizacji)

    ♦ pracownik otrzymuje informację o liczbie spraw w partii (liczba podana w nawiasie), symbolu klasyfikacyjnym z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt i kategorii archiwalnej spraw. Dodatkowo po kliknięciu w tytule pojawia się imię i nazwisko pracownika merytorycznego, a także nazwa jednostki

    ♦ w przypadku gdy w trakcie archiwizacji konto pracownika zostanie usunięte, archiwiści wybierają wtedy kierownika/dyrektora danej jednostki

    ♦ otwierając partię spraw do poprawy, pracownik zobaczy widok spraw jako listę odnośników

    ♦ w sekcji obieg dokumentów będzie widoczna informacja od archiwisty z dokładnymi wskazówkami (i wyszczególnieniem spraw) co konkretnie trzeba poprawić

    ♦ po naniesieniu poprawek pracownik merytoryczny klika przycisk Przekaż ponownie na stan Archiwum

    ♦ poprawione sprawy zostaną zaakceptowane przez archiwistę. Pracownik merytoryczny otrzyma informację mailową o przyjęciu spraw elektronicznych na stan archiwum

    ♦ pracownik merytoryczny nadal będzie miał wgląd w sprawy elektroniczne przekazane na stan archiwum. Dostępne są z widoku spisu spraw (zaznaczone czarną pionową linią)

    ♦ w sprawach przekazanych do archiwum nie ma możliwości wykonywania nowych operacji. Jedyna możliwość na np. dodanie nowego dokumentu to wycofanie sprawy z archiwum

  • ETAP IV - wycofanie zarchiwizowanych spraw elektronicznych z archiwum

     

    ♦ zarchiwizowaną sprawę elektroniczną można wycofać z modułu archiwum. Pracownik merytoryczny odszukuje konkretną sprawę w spisie spraw, następnie w lewym górnym rogu klika przycisk Zamów do wycofania

    ♦ w następnym oknie pracownik musi wpisać powód wycofania, a następnie zatwierdzić swój wybór

    ♦ informacja o prośbie dot. wycofania zostaje przesłana do pracowników archiwum. Po akceptacji sprawa elektroniczna zostaje wycofana z zasobu. Pracownik merytoryczny może do niej załączać nowe pliki/naturalne dokumenty elektroniczne etc.