Dla pracowników

Przekazywanie dokumentacji do Archiwum Centralnego ↓

Szanowni Państwo, Pracownicy wszystkich jednostek organizacyjnych

 

Uprzejmie przypominamy o regularnym przekazywaniu do Archiwum Centralnego dokumentacji załatwionych przez Państwa spraw. Dokumentację niepotrzebną do pracy bieżącej (zakończoną) można przechowywać na stanowiskach pracy (w jednostkach) przez 2 lata (wyjątek – akta studenckie),

a następnie należy przekazać ją do archiwum.

 

Do czasu opracowania podstrony dotyczącej przygotowania dokumentacji do przekazania do archiwum udzielamy osobistych konsultacji w tej kwestii. Zapraszamy!

Przekazywanie dokumentów do AC

Obowiązujące materiały (formularze, dokumenty, prezentacje itp.) są dostępne dla Państwa z poniższego menu ↓

Aktualności dla pracowników ↓

Q&A dla pracowników 🙂

  • Co to jest instrukcja kancelaryjna?

    Instrukcja kancelaryjna to jeden z normatywów kancelaryjnych obowiązujących w SGGW. Dokument ten określa zasady postepowania z dokumentacją w jednostkach organizacyjnych od jej powstania/wpływu do przekazania do Archiwum Centralnego.

  • Czy powinnam/powinienem używać JRWA w codziennej pracy?

    Tak! Dzięki Jednolitemu Rzeczowemu Wykazowi Akt możemy rejestrować sprawy i znakować dokumenty w niej zawarte. Ułatwi nam to pracę i  przekazywanie dokumentacji (tradycyjnej oraz elektronicznej) do Archiwum Centralnego SGGW.

  • Jaki system kancelaryjny obowiązuje w SGGW?

    W Szkole Głównej Gospodarstwa Wiejskiego obowiązuje system bezdziennikowy oparty na Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt realizowany w sposób tradycyjny (papierowy) lub elektroniczny z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego EZD PUW.

  • Czy jednostka może korzystać z pomocniczego numerowania dokumentów w formie systemu dziennikowego, np. 54/21?

    Oczywiście! Taki zapis można prowadzić ale trzeba pamiętać, że na dokumencie musi znaleźć się także znak sprawy z systemu bezdziennikowego (który jest najważniejszy!).

  • Czy muszę rejestrować sprawę w systemie EZD PUW?

    Tak! Wszystkie sprawy (nieelektroniczne i elektroniczne) rejestruje się w systemie EZD PUW.

  • Czy do spraw nieelektronicznych (czerwonych) w systemie EZD PUW muszę załączać dokumenty i inne pliki?

    Nie. Sprawy nieelektroniczne prowadzi się tradycyjnie, czyli nadal papierowo (dokumenty przechowuje się w fizycznych teczkach aktowych). Jeśli jednak chcesz załączać pliki do systemu (np. skany dokumentów papierowych) to nic nie stoi na przeszkodzie!

  • Co robić z dokumentem papierowym występującym w sprawie prowadzonej elektronicznie (oznaczona zielonym kolorem w systemie EZD PUW)?

    Dokument papierowy w sprawie prowadzonej elektronicznie trzeba zarejestrować w odpowiednim składzie chronologicznym znajdującym się w Kancelarii Głównej SGGW. Jeśli jest to dokument bez RPW (nie został zeskanowany w KG) to musimy wykonać odwzorowanie cyfrowe (czyli skan) osobiście.

  • Co robić z dokumentem elektronicznym występującym w sprawie prowadzonej nieelektronicznie (tradycyjnie, papierowo)?

    W sprawie prowadzonej nieelektronicznie wszelkie dokumenty elektroniczne DRUKUJEMY i załączamy do fizycznych akt w prowadzonych sprawach.